Gestione documentale in outsourcing: quando esternalizzare il Document Management
Il Document Management è un’attività fondamentale in ogni azienda perché alla base di qualunque processo. Una gestione documentale efficiente genera numerosi vantaggi in termini di produttività, qualità dei servizi forniti all’esterno, riduzione dei tempi di processo, riduzione di errori e rischio di perdita documenti, ottimizzazione dei costi.
Le tecnologie oggi disponibili consentono una gestione ottimale di qualsiasi workflow documentale, a partire dalla fase di creazione dei documenti (ad esempio attraverso strumenti di digital signature), per poi passare all’acquisizione e alla gestione dei flussi documentali (DMS – Document Management System che integrano soluzioni di OCR, strumenti di Cognitive Automation, RPA) fino alla conservazione digitale o a norma.
Chi si propone per servizi di outsourcing documentale oggi dispone di questi strumenti. Per questo la gestione documentale in outsourcing può rivelarsi una scelta giusta.
Ma quando esternalizzare il Document Management? E quali vantaggi puoi ottenere con il Document Process Outsourcing?
Perché esternalizzare il Document Management?
Esternalizzare il Document Management significa affidarsi a società specializzate nella gestione documentale, che siano in grado di acquisire flussi documentali (digitali, cartacei, misti), di trattarli secondo regole ben determinate e specifiche finalità, di conservarli e renderli accessibili in base a criteri di profilazione utenti. Tutto questo con le giuste tecnologie.
Società di outsourcing come Winflow utilizzano avanzati sistemi di gestione documentale, attraverso i quali acquisire (eventualmente digitalizzando), organizzare (indicizzando e catalogando), gestire, condividere ed archiviare i flussi documentali dei propri clienti.
Ma quando ricorrere alla gestione documentale in outsourcing? Ecco perché conviene esternalizzare i servizi di Document Management:
- Elevati volumi di documenti da gestire e caratterizzati da variabilità nel tempo
- Mancanza di specializzazione interna, soprattutto quando il trattamento dei flussi documentali richiede interventi a valore in termini di controllo (correttezza e completezza di dati e informazioni contenuti nel singolo documento) e di integrazione di informazioni
- Necessità di maggiore efficienza nei processi aziendali che i workflow documentali alimentano, ottimizzando allo stesso tempo i costi
- Riduzione di errori nella gestione documentale e del rischio di perdita di documenti
- Mancanza di tool tecnologici interni
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I servizi di Document Process Outsourcing di Winflow
Winflow è un punto di riferimento nel Business Process Outsourcing. Tra i servizi offerti, tutte le attività di Document Management per Banche e Assicurazioni, società di Credito al Consumo o appartenenti a settori quali Manufacturing, Media and Communication, GDO/Retail, Energy and Utilities.
Con milioni di documenti gestiti, Winflow propone servizi di Document Management in outsourcing, fondamentali per migliorare qualunque processo aziendale.
Il Document Process Outsourcing gestisce documenti cartacei e digitali attraverso attività quali:
- Ricezione e trattamento dei flussi documentali
- Archiviazione dei documenti
- Conservazione a norma
Alla base di tutto, la piattaforma Kiaro, che consente di:
- Acquisire documenti da canali differenti (email, sms, files, webservice)
- Applicare dei workflow a ciascun flusso gestito
- Tracciare le attività svolte su tutti i flussi gestiti
- Misurare e monitorare SLA su differenti workflow
- Produrre flussi di rendicontazione delle attività svolte in base a specifici KPI
- Archiviare i flussi documentali, anche a norma
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